La préparation du départ en congés

Les vacances d’été s’annoncent et vous souhaitez partir en famille. Pour partir en toute sérénité, voici quelques conseils recueillis auprès d’une praticienne, qui vous aideront à bien gérer vos congés et assurer la continuité des soins.

Anticiper 

Planifier vos dates de congés suffisamment à l’avance

Si vous vous remplacez mutuellement au sein du cabinet, c’est simple. Vous travaillez au rythme choisi : 10, 15, 21 jours à la place de votre collègue, ce sera l’inverse ensuite. Mais si cela s’avère impossible, il est préférable d’ anticiper :

Avoir une provision financière suffisante

Les congés payés n’existent pas avec votre statut d’indépendant. Vous ne serez donc pas payée durant cette période. D’où la nécessité d’avoir un minimum de trésorerie sur votre compte, car congés ou pas, vos charges restent les mêmes.

Anticiper pour trouver un remplaçant

Mieux vaut s’y prendre tôt car cette période d’été ne favorise pas la chose. En outre, vous devrez acquitter le dû à votre remplaçant sans attendre le paiement des honoraires.

Au cours de l’année, vous recevez des appels d’infirmières qui cherchent des remplacements : notez leur nom et leurs coordonnées. Les infirmières issues du secteur public n’ont pas l’autorisation de travailler en parallèle de leur activité, contrairement à celles du privé. 

Le bouche à oreille peut permettre d’être en contact avec des remplaçants. Certaines vont d’un cabinet à l’autre dans la même région, dans ce cas, voir s’il n’existe pas de concurrence déloyale entre deux cabinets.

Le remplacement par une infirmière déjà installée est possible.

Existe aussi la solution des petites annonces, des sites de remplacements, des réseaux sociaux, forums pour trouver la perle rare.

Vous avez trouvé une remplaçante

Elle doit être en règle avec la législation en cours 

Inscription à l’ONI [1],déclaration à la CPAM [2]et à l’ARS [3]en tant que remplaçant et autorisation de remplacement en bonne et due forme(annexée au contrat de remplacement). L’idéal est de faire une première tournée ensemble qui permet à l’une et à l’autre de « jauger » la réalité du terrain.

Pensez à prévenir vos collègues de votre absence (si vous ne travaillez pas seul-e), et en leur spécifiant que vous avez une remplaçante.

Établir un contrat de remplacement

Vous devez signer un contrat qui définit la période de remplacement, la date de règlement de ses honoraires, la redevance que vous conservez (5 à 10% en général), les obligations de l’une et de l’autre, puis déposer ce contrat à la CPAM afin de le valider. En annexe de ce contrat sera ajoutée l’attestation de RCP (responsabilité civile professionnelle) du remplaçant.

Chacune enverra le contrat signé dans le mois suivant la signature au Conseil de l’Ordre départemental duquel elle dépend.

Vous pouvez trouver ce type de contrat sur le site de l’ONI.

Avant de partir

Une tournée avec le remplaçant permet de la présenter à la clientèle. Elle doit avoir toutes les informations utiles au bon déroulement des soins, prendre copie de la carte mutuelle, récupérer es ordonnances, tenir le planning des patients vus afin que vous puissiez facturer les soins effectués.

La remplaçante a une CPS à son nom qu’elle peut utiliser avec votre lecteur de cartes Vitale.

Dernière minute

 Il faut équiper votre remplaçant :

  • Du matériel de soin nécessaire, clés du cabinet, clés étiquetées des patients, codes d’accès des bâtiments, l’étage et les numéros de porte de ces patients, adresses précises,
  •  Laisser un paquet de vos feuilles de soins dont elle barrera votre nom pour y inscrire le sien, afin de facturer immédiatement les actes isolés ou une série d’actes.

Ultimes consignes

Il est préférable de lui programmer l’ordre de la première tournée et de lui confier une carte du secteur visité. Si vous lui laissez la ligne téléphonique, lui expliquer quel est votre fonctionnement : horaires, secteurs pris en charge… Vous lui communiquez vos coordonnées et celles de votre collègue en cas de besoin.

Durant votre absence

Il est de bon ton de prendre des nouvelles du remplaçant durant votre absence, savoir si elle s’en sort bien, quelles sont ses difficultés, faire le point avec elle.

Même à distance, elle doit pouvoir vous joindre à propos d’une prise en charge difficile, si elle peut refuser un soin qui lui semble pénible…

A votre retour

Il vous faut récupérer les clés, les ordonnances, le planning afin de facturer au plus vite, ainsi que les informations concernant les patients afin de poursuivre la continuité des soins. N’oubliez pas de lui faire le chèque de rétrocession dans les délais impartis.

Pourquoi ne pas terminer par un bon repas au restaurant ?

Et surtout conserver ses coordonnées si elle vous a donné pleine satisfaction 🙂


[1] ONI : Ordre National Infirmier

[2]CPAM : Caisse primaire d’assurance maladie

[3]ARS : Agence régionale de santé

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